La réception d’une commande est une étape cruciale qui peut engendrer des litiges en cas d’erreur ou de dommage. Un contrôle rigoureux permet d’éviter les contestations, les pertes financières et les retards.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous protégez vos intérêts et facilitez la gestion des livraisons.
Une vigilance accrue aujourd’hui, c’est moins de complications demain !
1. IMPRIMER LE BON DE LIVRAISON CORRESPONDANT À VOTRE COMMANDE
Ce document vous permet de vérifier le n° de commande ainsi que la quantité des produits commandés par référence. Il vous est envoyé par email au moment du départ usine des produits.
2. AVANT LE DÉCHARGEMENT VÉRIFIER L’ASPECT EXTÉRIEUR DE LA MARCHANDISE
Un premier contrôle visuel de la marchandise avant le déchargement permet de détecter un défaut potentiel d’arrimage qui peut aboutir à la défectuosité de certains produits.
QUE FAIRE SI JE CONSTATE UN PROBLÈME ?
Prenez une photo de l’ensemble de ces produits non-conformes à l’intérieur de la remorque.
- Ne décharger pas la marchandise (sauf accord de JELD-WEN)
- Notez « Livraison refusée » sur la lettre de voiture en indiquant l’heure et la date de livraison.
- Apposez votre tampon sur les 3 exemplaires.
- Alertez-nous le jour de la réception
3. DÉCHARGER LA MARCHANDISE OU AUTORISER LA MANUTENTION DES PRODUITS POUR LE TRANSPORTEUR
Pour les envois égaux ou supérieurs à 3 tonnes, le déchargement de la marchandise est exécuté par le destinataire sous sa responsabilité*.
* Annexe à l’article D,3222-1 / Art. 7.2.2 du Code des transports)
4. CONTRÔLER LA MARCHANDISE DÉCHARGÉE
Deux vérifications doivent être réalisées, une fois le déchargement effectué :
- Le nom du destinataire des produits (contrôle à réaliser pour chaque étiquette).
- La quantité pour chaque référence doit être en conformité avec les informations notées sur le bon de livraison.
En présence du transporteur, un contrôle visuel de la marchandise doit-être fait avec attention, plus particulièrement sur l’état du bas de chaque palette.
5. RENSEIGNER LA LETTRE DE VOITURE DU TRANSPORTEUR
Si le contrôle visuel n’a pas permis de relever de dommages évidents, rajoutez la mention « Livraison conforme » sur la lettre de voiture du transporteur.
Si des produits apparaissent non conformes, vos réserves doivent être notées sur la lettre de voiture du transporteur.
Pour être recevables, ces réserves doivent être précises et complètes, pour cela vous devez :
- Indiquer la nature exacte des dommages (exemple de réserve : 1 porte abîmée 105860 – AR411047 Ligne 20),
- Renseigner la quantité des produits concernés,
- Prendre des photos des produits concernés et de la palette complète,
- Dater et apposer votre tampon sur les lettres de voiture du transporteur (3 exemplaires minimum).
6. DÉCLARER UN LITIGE
Pour chaque déclaration de litige, il est nécessaire de transmettre au service après-ventes JELD-WEN (sav@jeldwen.com) les informations suivantes :
- Le numéro d’accusé réception
- Et le numéro de ligne,
- La lettre de voiture dument remplie,
- Une photo d’ensemble de la palette,
- Une photo détaillée du litige.
7. CONSERVER LES MARCHANDISES ENDOMMAGÉES
Il est obligatoire de conserver les marchandises endommagées à l’abri jusqu’à la clôture du dossier en attendant la réponse du transporteur ou de l’assureur.
Si vous décidez de les vendre, il est important au préalable, d’informer les parties concernées.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Toute livraison doit être contrôlée dans un délai maximum de 3 jours ouvrables.
Après avoir noté vos constats sur la lettre de voiture, vous avez la possibilité de transmettre une protestation par courrier (lettre recommandée avec accusé de réception), pour confirmer vos réserves à l’égard du transporteur, suivant l’article L.133-3 du Code du Commerce.